HUISHOUDELIJK REGLEMENT

Hoofdstuk 1 – ALGEMEEN                                 

Artikel 1

De vereniging draagt de naam Volleybalvereniging Serve’72 en is gevestigd in Kamerik, gemeente Woerden.

Artikel 2

De vereniging heeft ten doel het (doen) beoefenen, alsmede het bevorderen van de volleybalsport in al zijn verschijningsvormen en het verrichten van alle verdere handelingen, die met het vorenstaande in de ruimste zin verband houden of daartoe bevorderlijk kunnen zijn. 

De vereniging tracht dit doel onder meer te bereiken door:

•      lid te zijn van de Nederlandse Volleybalbond (Nevobo) en de oefening en training van de leden te verzorgen;

•      deel te nemen aan de door de sportbond georganiseerde of goedgekeurde wedstrijden;

•      deel te nemen aan andere georganiseerde wedstrijden en toernooien;

•      het organiseren van wedstrijden op het gebied van de volleybalsport;

•      samenwerking met andere sportverenigingen en gezamenlijk aanbieden van sport, het organiseren van wedstrijden op het gebied van de volleybalsport;

•      gelegenheid te bieden voor het spelen van recreatief volleybal.

Artikel 3

Het verenigingsjaar loopt van 1 juli tot en met 30 juni van het daarop volgende jaar. Het lidmaatschap kan worden aangegaan per periode van een half jaar, dus van 1 januari t/m 30 juni en van 1 juli t/m 31 december.

Artikel 4

1.    Nieuwe leden worden door de ledenadministratie geïnformeerd over de aanwezigheid van de statuten en een huishoudelijk reglement. Op verzoek van het lid worden deze door de ledenadministratie beschikbaar gesteld.

2.    Alle leden van de vereniging worden geacht kennis te hebben genomen van dit huishoudelijk reglement.

3.    Dit huishoudelijk reglement wordt vastgesteld door de Algemene ledenvergadering met een meerderheid (helft plus één) van de geldig uitgebrachte stemmen.

4.    Serve’72 heeft een “privacy reglement”. Het reglement (verklaring) is als bijlage aan dit document toegevoegd.

Artikel 5

In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het bestuur. In spoedeisende gevallen het dagelijks bestuur.

Hoofdstuk 2 – LEDEN, DONATEURS

Artikel 6

De vereniging bestaat uit:

a.    Seniorenleden (vanaf de leeftijd van 18 jaar)

b.    Jeugdleden (tot en met de leeftijd van 17 jaar)

c.    Ereleden

Artikel 7

1.    Tot erelid kunnen worden benoemd leden met langdurige en eervolle verdiensten voor de vereniging. Zij worden op voordracht van het bestuur voor benoeming aangeboden aan de algemene ledenvergadering.

2.    Ereleden hebben dezelfde rechten en plichten als andere leden, maar behoeven geen contributie te betalen.

Artikel 8

1.    Opzegging van het lidmaatschap kan per halfjaar en slechts met ingang van 1 juli of 1 januari en met inachtneming van een opzegtermijn van één maand vóór het verstrijken van deze datum.

2.    Bij opzegging korter dan één maand vóór 1 juli of 1 januari blijft de contributie verschuldigd voor het daarop volgende halfjaar.

3.    Opzegging van het lidmaatschap dient schriftelijk/per mail plaats te vinden bij de ledenadministratie of een lid van het bestuur.

4.    Leden moeten binnen 14 dagen aan de ledenadministratie hun adreswijziging doorgeven.

Artikel 9

1.    Ieder lid is per periode van een half jaar contributie verschuldigd.

2.    In de contributie is de jaarlijkse verplichte afdracht aan de Nevobo verwerkt.

3.    De contributie wordt op voordracht van het bestuur vastgesteld door de Algemene ledenvergadering.

4.    Een lid kan in geval van een langdurige blessure, die na 3 maanden nog voortduurt, desgevraagd in aanmerking komen voor vrijstelling van de contributie, zolang de blessure duurt en het lid als gevolg van die blessure niet in staat is te volleyballen.

5.    Het bestuur is bevoegd in bijzondere gevallen gehele of gedeeltelijke ontheffing van de verplichting tot het betalen van contributie te verlenen.

Artikel 10

Het lidmaatschap eindigt door:

1.    Het overlijden van het lid;

2.    Opzegging van het lidmaatschap door het lid;

3.    Royement van het lid door het bestuur.

Artikel 11

Het bestuur is bevoegd leden te royeren in de navolgende situaties:

1.    Als sprake is van wanbetaling van de verschuldigde contributie, ook na een betalingsherinnering, niet is voldaan;

2.    Als sprake is van wangedrag;

3.    Als sprake is van het schaden van de belangen en/of goede naam van de vereniging.

Artikel 12

De vereniging kent naast leden ook donateurs/sponsoren.

1.    Donateurs/sponsoren zijn natuurlijke of rechtspersonen die ten gunste van de vereniging en belangeloos bereid zijn om eenmalig of periodiek een financiële bijdrage te verstrekken;

2.    Donateurs/sponsoren hebben geen andere rechten en/of verplichtingen dan die welke hen krachtens de statuten zijn toegekend;

3.    De rechten en/of verplichtingen van donateurs/sponsoren kunnen te allen tijde wederzijds door opzegging worden beëindigd;

4.    Opzegging namens de vereniging vindt plaats door het bestuur.

Artikel 13

1.    Door leden aangebrachte schade aan eigendommen van de vereniging of aan de gehuurde accommodatie zal op de betrokken leden worden verhaald.

2.    Boetes die door de Nevobo aan de vereniging ten gevolge van nalatigheid van leden worden opgelegd worden op die leden verhaald.

Artikel 14

1.    Bij verlies, diefstal of schade van en aan eigendommen van de leden kan de vereniging nooit aansprakelijk worden gesteld.

2.    De leden nemen op eigen risico deel aan trainingen, wedstrijden, toernooien en andere verenigingsgebonden activiteiten. Ook in geen enkel ander voorkomend geval kan de vereniging aansprakelijk worden gesteld.

3.    Kleding wat door de vereniging aan de leden wordt verstrekt, dient zorgvuldig te worden behandeld. De kleding wordt in bruikleen gegeven en blijft eigendom van de vereniging. Indien daartoe aanleiding is, kan het bestuur nadere regels vaststellen.

Hoofdstuk 3 – BESTUUR EN VERGADERINGEN

Artikel 15

1.      Verkiesbaar tot bestuurslid zijn:

a.  Seniorleden die tenminste zeven (7) dagen vóór de dag van de Algemene ledenvergadering kandidaat zijn gesteld door het bestuur.

b.  Seniorleden die tenminste zeven (7) dagen vóór de dag van een bestuursvergadering bij het bestuur kandidaat zijn gesteld door middel van een door tenminste tien seniorleden of ereleden ondertekend schrijven, dat aan de secretaris is gericht; 

2.      Het bestuur bestaat tenminste uit een voorzitter, een secretaris en een penningmeester, tezamen het dagelijks bestuur vormend. Zowel de leden van het bestuur gezamenlijk, als de voorzitter en de secretaris, of de voorzitter en de penningmeester gezamenlijk zijn bevoegd de vereniging in en buiten rechte te vertegenwoordigen.

3.      Elk bestuurslid treedt uiterlijk drie jaar na zijn/haar benoeming af volgens een door het bestuur op te maken rooster van aftreden. Het rooster van aftreden wordt in de Algemene ledenvergadering vastgesteld en ziet voor het dagelijks bestuur er als volgt uit.

a)    Het eerste jaar: de voorzitter

b)    Het tweede jaar: de secretaris

c)    Het derde jaar: de penningmeester

Daarbij geldt dat er maximaal twee bestuursleden tegelijkertijd kunnen aftreden. Het aftredende bestuurslid is herkiesbaar.

4.      Het bestuurslid dat in een tussentijdse vacature wordt benoemd, neemt op het rooster de plaats in van zijn/haar voorganger.

Artikel 16

Het bestuur bestaat uit tenminste drie natuurlijke personen, terwijl het aantal bestuursleden wordt vastgesteld door de Algemene ledenvergadering. Een bestuurslid kan meer dan één functie vervullen. Bestuursleden worden door de Algemene ledenvergadering uit de leden benoemd.

Artikel 17

1.    De voorzitter wordt in functie benoemd door de Algemene ledenvergadering. De overige functies worden binnen het bestuur gekozen.

2.    Bestuursleden worden kandidaat gesteld door het bestuur of door tenminste tien (10) stemgerechtigde leden. De kandidaatstelling geschiedt niet door middel van een bindende voordracht. Kandidaten voor het bestuur moeten minstens zeven (7) dagen voordat de Algemene ledenvergadering wordt gehouden schriftelijk bij de secretaris worden ingediend.

3.    Ieder bestuurslid is tegenover de vereniging gehouden tot een behoorlijke vervulling van de hem opgedragen taak. Indien het een aangelegenheid betreft die tot de taken van twee of meer bestuursleden behoort, is ieder van hen volledig aansprakelijk ter zake van een tekortkoming, tenzij deze niet aan hem/haar is te wijten en hij/zij niet nalatig is geweest in het treffen van maatregelen om de gevolgen daarvan af te wenden.

Artikel 18

Het bestuur:

1.    Is belast met de leiding van de vereniging;

2.    Komt zo vaak als nodig is in vergadering bijeen;

3.    Ziet toe op de naleving van de Statuten, het Huishoudelijk Reglement en andere regelingen en besluiten;

4.    Beheert de geldmiddelen en bezittingen van de vereniging een en ander conform de jaarlijks goedgekeurde begroting;

5.    Is verantwoording verschuldigd aan de Algemene ledenvergadering en houdt zich aan de door de Algemene ledenvergadering genomen besluiten;

6.    Beslist in alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet of vraagt een beslissing van de Algemene ledenvergadering;

7.    Meldt, ingeval het gehele bestuur aftreedt, dit direct aan de leden en schrijft een Algemene ledenvergadering uit, en blijft aan tot tenminste twee weken na het benoemen van een nieuw bestuur;

8.    Kan commissies en werkgroepen instellen om het bestuur over bepaalde onderwerpen van advies en bijstand te voorzien.

9.    Stelt een adequaat controlesysteem in; hierin wordt in elk geval geregeld dat met betrekking tot betalingen het “vier ogen principe” wordt toegepast.

Artikel 19

De voorzitter:

1.    Leidt de vergaderingen;

2.    Vertegenwoordigt, tezamen met de secretaris of de penningmeester, de vereniging in en buiten rechte en is belast met het besturen van de vereniging;

3.    Overlegt bij zijn/haar afwezigheid over vervanging door een aangewezen plaatsvervangend bestuurslid. Zijn geen bestuursleden aanwezig, dan voorziet de vergadering zelf in haar leiding.

Artikel 20

De secretaris:

1.    Voert de correspondentie in overleg met en namens het bestuur;

2.    Stelt ten behoeve van de bestuurs- en Algemene ledenvergaderingen de agenda op in samenwerking met de voorzitter;

3.    Bezoekt vergaderingen van overkoepelende organisaties, waar het wenselijk of noodzakelijk is de vereniging te vertegenwoordigen;

4.    Verzorgt, samen met de ledenadministratie, de mededelingen vanuit het bestuur naar de leden via de periodieke nieuwsbrieven;

5.    Verzorgt de administratieve werkzaamheden zoals het verzorgen van de correspondentie met de Nevobo en de leden, het notuleren van de vergaderingen en het beheren van het archief;

6.    Brengt tijdens de Algemene ledenvergadering verslag uit over de activiteiten van het afgelopen jaar;

7.    Zorgt tijdens de Algemene ledenvergadering voor de aanwezigheid van een exemplaar van de Statuten en het Huishoudelijk reglement

Artikel 21

De penningmeester:

1.    Is belast met het beheer van de financiën van de vereniging;

2.    Is verantwoordelijk voor het innen van contributies, donaties en andere bedragen voor de vereniging;

3.    Is belast met het toezicht op de besteding van de verenigingsgelden;

4.    Draagt zorg voor het opstellen van de begroting en het financiële jaarverslag en biedt deze ter vaststelling aan het bestuur;

5.    Geeft financiële adviezen bij sponsoring, reclamevoering, toernooien en feestavonden;

6.    Brengt tijdens de Algemene ledenvergadering verslag uit over zijn beheer;

7.    Stelt uit de leden een commissie samen van twee leden ter controle van de kas en is gehouden aan deze kascontrolecommissie inzage te geven in de kas en alle boeken en bescheiden;

8.    Draagt de benoeming van de kascontrolecommissie voor het eerstvolgende boekjaar ter goedkeuring voor aan de Algemene ledenvergadering.

Artikel 22

Na een positief advies van de kascontrolecommissie en aansluitend bij vaststelling en goedkeuring van de jaarcijfers door de Algemene ledenvergadering verleent deze vergadering de penningmeester décharge van het afgelopen boekjaar en décharge aan het bestuur voor het gevoerde financieel beleid.

Artikel 23

1.      De voorzitter bepaalt, in overleg met de overige leden van het bestuur, de data voor de (volgende) bestuursvergaderingen. 

2.      Wanneer twee bestuursleden schriftelijk te kennen geven dat zij een bestuursvergadering nodig vinden, dient de voorzitter binnen twee weken een bestuursvergadering uit te schrijven.

3.      Een bestuursvergadering is alleen geldig als tenminste de helft van het aantal bestuursleden (quorum) aanwezig is. 

Moet een vergadering hierom worden uitgesteld, dan behoeft dit minimum aantal niet opnieuw aanwezig te zijn om de uitgestelde vergadering geldigheid te verlenen.

4.      Tijdens de bestuursvergadering notuleert de secretaris of diens plaatsvervanger de vergadering.

5.      Nadat de notulen door de bestuursleden in concept zijn ontvangen, kunnen de bestuursleden en leden binnen een week hun op- of aanmerkingen doorgeven aan de secretaris. Deze vult de notulen aan, waarna ze in de eerstvolgende bestuursvergadering worden vastgesteld.

Artikel 24

1.    Het bestuur bepaalt de data voor de (volgende) Algemene ledenvergadering.

2.    De leden worden tenminste 10 dagen vóór de vastgestelde datum van de Algemene ledenvergadering schriftelijk of per mail uitgenodigd voor de vergadering. Bij de uitnodiging wordt de agenda gevoegd, alsmede andere voor de vergadering van belang zijnde stukken.

3.    Toegang tot de Algemene ledenvergadering en stemrecht hebben alle leden, met uitzondering van hen die geroyeerd zijn.

4.    Ieder lid heeft in de Algemene ledenvergadering één stem. Het stemrecht van een minderjarig lid (< 18 jaar) kan alleen worden uitgeoefend door zijn/haar wettelijke vertegenwoordiger. Ieder stemgerechtigd lid kan aan een andere stemgerechtigde schriftelijke volmacht verlenen tot het uitbrengen van zijn/haar stem. Een stemgerechtigd lid kan voor ten hoogste twee leden als gevolmachtigde optreden. De volmacht(en) dienen bij het bestuur schriftelijk te worden overgelegd.

Artikel 25

1.    Het bestuur bepaalt de wijze waarop de stemmingen in de Algemene ledenvergadering worden gehouden.

2.    Over voorstellen betreffende zaken wordt bij meerderheid van de uitgebrachte stemmen beslist (helft plus één van de aanwezige stemgerechtigde leden). Bij het staken van de stemmen over zaken is het voorstel verworpen. Bij het staken van de stemmen over personen heeft de voorzitter een z.g. voorkeursstem.

3.    Over voorstellen betreffende personen wordt gestemd:

a.    Bij acclamatie als alle aanwezige stemgerechtigde leden daarmee instemmen;

b.    Met een geheime schriftelijke stemming als dat tenminste door één van de aanwezige stemgerechtigde leden wordt verlangd.

4.    In de situatie als omschreven in lid 3 sub b. benoemt het bestuur uit de leden een stemcommissie van twee aanwezige stemgerechtigde leden. Deze commissie brengt na het tellen van de stemmen verslag uit aan het bestuur dat op haar beurt verslag uitbrengt aan de Algemene ledenvergadering. Geldige stemmen zijn stembriefjes die voorzien zijn van één naam, zonder niet ter zake doende bijschrijvingen.

5.    Indien bij verkiezing tussen meer dan twee personen door geen van de kandidaten een volstrekte meerderheid (helft plus één van de stemmen) is verkregen, wordt opnieuw gestemd tussen de twee personen, die het grootste aantal stemmen kregen.

HOOFSTUK 4 – FINANCIEN

Artikel 26

1.    Overeenkomstig artikel 18 lid 8 benoemt de Algemene ledenvergadering een kascontrolecommissie; deze commissie bestaat uit twee leden.

2.    Een lid van de kascontrolecommissie wordt benoemd voor een termijn van twee jaar en is niet terstond herkiesbaar. Op de jaarlijkse Algemene ledenvergadering wordt steeds één nieuw lid voor de kascommissie benoemd.

3.    Het bestuur c.q. de penningmeester is verplicht de kascontrolecommissie ten behoeve van haar onderzoek alle door haar gevraagde inlichtingen te verschaffen, haar desgewenst de kas en de bescheiden van de vereniging te geven.

4.    De kascontrolecommissie:

a.    Controleert de administratieve bescheiden en de financiën van de penningmeester;

b.    Stelt een korte verklaring op en ondertekent deze als zij eenstemmig van oordeel is dat de financiële documenten akkoord zijn;

c.    Brengt in de jaarlijkse Algemene ledenvergadering schriftelijk verslag uit (het bestuursverslag) over het beheer van de verenigingsgelden en het financiële beleid van het bestuur;

Artikel 27

1.      Leden van de vereniging, inclusief recreanten, jeugdleden betalen halfjaarlijks een contributie. De bedragen worden jaarlijks in de Algemene ledenvergadering vastgesteld.

De leden moeten hun financiële verplichtingen voor de door het Bestuur vastgestelde vervaldatum voldoen. Het niet voldoen van de betaling van de contributie kan, na een betalingsherinnering, royement uit het lidmaatschap betekenen.

2.      Betaling van de contributie vindt plaats zoals bij het lidmaatschap in artikel 9 is vastgelegd.

3.      In buitengewone gevallen, kan een lid, naar het oordeel van het bestuur, voor bepaalde of onbepaalde tijd worden vrijgesteld van betaling van contributie met behoud van alle rechten ingevolge het lidmaatschap.

Artikel 28

Het bestuur kent namens de vereniging in bepaalde gevallen een vrijwilligers- c.q. onkostenvergoeding toe aan personen, die door het bestuur worden aangetrokken voor het vervullen van bepaalde functies of het uitvoeren van bepaalde taken.

Artikel 29

1.    Sponsoring door sponsoren of reclamevoering door ondernemers dient in (een) overeenkomst(en) tussen bestuur en de betreffende sponsoren/ondernemers schriftelijk geregeld te worden. De leden zijn verplicht mee te werken aan de uitvoering van de contractuele verbintenis(sen).

2.    De leden kunnen bij het aangaan van een overeenkomst met een sponsor geen financiële of andere rechten laten gelden, noch voorwaarden stellen met betrekking tot het gebruik en verspreiden van afbeeldingen van sportactiviteiten zoals dat aan de sponsor volgens de overeenkomst is toegestaan.

HOOFDSTUK 5 – COMPETITIE, DIVERSEN

Artikel 30

1.      Een door het bestuur te bepalen aantal teams zal in Nevobo-verband deelnemen aan de competitie.

2.      Voor de competitie gelden de regels als gesteld of nog te stellen door de Nevobo.

3.      Leden die voor het eerst aan de competitie wensen deel te nemen, dienen zich daartoe aan te melden bij de ledenadministratie.

4.      Ieder senior-, jeugdlid is gerechtigd aan een competitie deel te nemen.

5.      Bij uitnodiging tot deelname aan wedstrijden en/of trainingen van de zijde van de Nevobo en bondsverenigingen behoeft het betrokken lid de toestemming tot deelname van het bestuur.

6.      De vereniging heeft een vertrouwenscommissie bestaande uit minimaal twee leden waarvan één persoon deel uitmaakt van het bestuur. Deze commissieleden worden door het bestuur benoemd. Leden van de commissie zijn de contactpersonen op het gebied van ongewenst gedrag en de leden van deze commissie, anders dan het bestuurslid, behoeven geen lid van de vereniging te zijn. Met het aanstellen van een vertrouwenscommissie wordt getracht de kans op ongewenst gedrag zo klein mogelijk te maken. En wanneer zich ongewenst gedrag voor doet, de veiligheid van de sportomgeving zo snel mogelijk te herstellen. Hiermee wordt beoogd grensoverschrijdend gedrag te voorkomen dan wel hier adequaat mee om te gaan.

Vastgesteld in de Algemene ledenvergadering van 26 september 2022[1]

. . . . . . . . . . . . . . . . . .                                 

Voorzitter, F. Tienhooven

. . . . . . . . . . . . . . . . . .

Secretaris, B. Beving

. . . . . . . . . . . .  . . . . . .

Penningmeester, J. van Leeuwen

Bijlage:

Privacy verklaring

Op 25 mei 2018 is de nieuwe Privacywet (AVG) van kracht geworden. Ook Serve’72 dient zich aan deze wet te houden.

Persoonlijke gegevens

Welke persoonlijke gegevens houden wij bij?

Uw persoonlijke gegevens, zoals bondsnummer, naam, adres, geslacht, geboortedatum, telefoon en e-mailadres. Deze gegevens worden gebruikt voor registratie bij de overkoepelende bond Nevobo en om u op de hoogte te houden van gebeurtenissen binnen onze vereniging en het versturen van (contributie) nota’s. De gegevens worden door de ledenadministratie beheerd en verder heeft alleen de penningmeester inzage in deze gegevens voor het versturen van de contributienota.

Foto’s

Bij deelname aan activiteiten van Serve’72 kunnen er foto’s worden gemaakt. Heeft u bezwaar tegen publicatie hiervan op website of in de nieuwsbrief, dan verzoeken wij u dit kenbaar te maken aan het bestuur.

  [1] Ter voorkoming van risico’s op identiteitsfraude is dit huishoudelijk reglement niet voorzien van handtekeningen. Uiteraard is het getekende originele document opgenomen in het archief van de vereniging en indien noodzakelijk beschikbaar.